IMS Solution: Chuyển đổi số phải bắt đầu từ bài toán doanh nghiệp

Khi chuyển đổi số không còn là câu chuyện của riêng bộ phận IT

Trước đây, công nghệ thông tin thường được xem là một bộ phận hỗ trợ phía sau hoạt động kinh doanh. Website, máy chủ, phần mềm nội bộ hay hệ thống email chủ yếu được xem như công cụ phục vụ vận hành.

Cách nhìn này đang dần thay đổi.

Ngày nay, công nghệ có thể tham gia trực tiếp vào quá trình tạo doanh thu và quản trị doanh nghiệp.

Một khách hàng có thể tìm kiếm doanh nghiệp thông qua Google, truy cập website, đăng ký tư vấn, nhận báo giá, đặt hàng và thanh toán trực tuyến. Toàn bộ quá trình này có thể được kết nối với CRM và hệ thống quản lý phía sau.

Ở chiều ngược lại, ban lãnh đạo có thể theo dõi doanh số, khách hàng, đơn hàng, tồn kho và hiệu quả hoạt động thông qua các hệ thống báo cáo.

Điều đó cho thấy chuyển đổi số không còn là một dự án riêng của phòng IT.

Đây đang trở thành câu chuyện liên quan trực tiếp đến kinh doanh, vận hành và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Theo IMS Solution, khi triển khai chuyển đổi số, lãnh đạo doanh nghiệp cần tham gia ngay từ giai đoạn xác định bài toán. Nếu chỉ giao việc triển khai cho bộ phận kỹ thuật mà không gắn với mục tiêu kinh doanh, hệ thống rất dễ trở thành một công cụ độc lập thay vì nền tảng hỗ trợ tăng trưởng.

Không phải cứ nhiều công nghệ là chuyển đổi số thành công

Thị trường hiện có rất nhiều giải pháp công nghệ dành cho doanh nghiệp. Từ CRM, ERP, HRM, quản lý kho, quản lý bán hàng đến các nền tảng thương mại điện tử, SaaS và AI.

Sự đa dạng này tạo ra nhiều lựa chọn nhưng đồng thời cũng khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đầu tư dàn trải.

Một doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều phần mềm nhưng dữ liệu giữa các hệ thống lại không kết nối với nhau.

Nhân viên kinh doanh sử dụng một phần mềm.

Kế toán sử dụng một hệ thống khác.

Kho quản lý bằng một công cụ riêng.

Ban lãnh đạo lại nhận báo cáo qua Excel.

Khi đó, doanh nghiệp có thể đã “số hóa” nhiều hoạt động nhưng chưa thực sự đạt được một hệ thống quản trị số thống nhất.

IMS Solution cho rằng đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

“Mục tiêu của chuyển đổi số không phải là có thật nhiều phần mềm. Mục tiêu là làm cho quy trình vận hành hiệu quả hơn, dữ liệu chính xác hơn và người quản lý có thể ra quyết định nhanh hơn.”

Dữ liệu đang trở thành tài sản quan trọng của doanh nghiệp

Nếu công nghệ là công cụ thì dữ liệu chính là một trong những nền tảng quan trọng của chuyển đổi số.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp tạo ra một lượng dữ liệu rất lớn từ khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, nhân sự, kho hàng, hợp đồng, công nợ, marketing và chăm sóc khách hàng.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có dữ liệu hay không.

Vấn đề là dữ liệu có được chuẩn hóa, kết nối và khai thác hiệu quả hay không.

Một khách hàng có thể liên hệ doanh nghiệp qua website, Facebook, Zalo, điện thoại hoặc ứng dụng. Nếu các kênh này hoạt động độc lập, doanh nghiệp khó có được lịch sử đầy đủ về khách hàng.

Ngược lại, khi các dữ liệu được đưa về một hệ thống quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn hành trình của khách hàng.

Đây là lý do CRM, Data Platform, API và các hệ thống tích hợp ngày càng có vai trò quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số.

Từ website đến hệ sinh thái công nghệ

Một thay đổi đáng chú ý trong cách doanh nghiệp tiếp cận công nghệ là website không còn chỉ đóng vai trò “bộ mặt trực tuyến”.

Website có thể trở thành một điểm kết nối trong toàn bộ hệ sinh thái số.

Khách hàng truy cập website để tìm hiểu sản phẩm hoặc dịch vụ. Dữ liệu đăng ký được chuyển về CRM. Nhân viên kinh doanh tiếp nhận và xử lý. Khi phát sinh đơn hàng, hệ thống có thể kết nối với kho hoặc phần mềm quản lý đơn hàng.

Nếu doanh nghiệp có Mobile App, ứng dụng có thể tiếp tục trở thành kênh tương tác với khách hàng sau khi giao dịch hoàn tất.

Đằng sau các hệ thống này là hạ tầng Cloud, cơ sở dữ liệu và các API giúp trao đổi thông tin giữa các nền tảng.

Theo IMS Solution, đây là hướng phát triển mà doanh nghiệp nên tính đến khi xây dựng hệ thống công nghệ.

Thay vì phát triển từng phần mềm riêng biệt, doanh nghiệp nên có kiến trúc công nghệ có khả năng mở rộng và tích hợp.

Mỗi doanh nghiệp cần một lộ trình chuyển đổi số khác nhau

Không có một công thức chuyển đổi số áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp sản xuất sẽ có nhu cầu khác với doanh nghiệp thương mại.

Doanh nghiệp xây dựng sẽ có bài toán khác doanh nghiệp dịch vụ.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng không nhất thiết phải đầu tư hệ thống giống các tập đoàn lớn.

Theo IMS Solution, doanh nghiệp nên đánh giá ba yếu tố trước khi lựa chọn giải pháp:

Thứ nhất, doanh nghiệp đang ở đâu?

Cần đánh giá quy mô, quy trình, hệ thống hiện tại và mức độ sẵn sàng về dữ liệu.

Thứ hai, doanh nghiệp đang muốn giải quyết vấn đề gì?

Đây là yếu tố quyết định nên đầu tư vào CRM, ERP, phần mềm quản lý, website, app hay một giải pháp chuyên ngành.

Thứ ba, hệ thống có thể phát triển trong tương lai hay không?

Một giải pháp phù hợp không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn cần có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.

Chuyển đổi số nên bắt đầu từ những bài toán có thể đo lường

Thay vì triển khai một dự án lớn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số bài toán có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Chẳng hạn, nếu nhân viên mất nhiều thời gian nhập dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng CRM.

Nếu quy trình bán hàng đang phụ thuộc vào Excel và nhiều nhóm chat, có thể ưu tiên xây dựng hệ thống quản lý bán hàng.

Nếu khách hàng khó tiếp cận dịch vụ, website hoặc Mobile App có thể là điểm khởi đầu.

Nếu ban lãnh đạo mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo, doanh nghiệp có thể ưu tiên xây dựng hệ thống dữ liệu và dashboard quản trị.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả đầu tư, đồng thời giảm rủi ro khi triển khai.

AI không thay thế nền tảng chuyển đổi số

Sự bùng nổ của AI đang khiến nhiều doanh nghiệp quan tâm đến chatbot, AI Agent, tự động hóa nội dung, phân tích dữ liệu và các ứng dụng trí tuệ nhân tạo.

Tuy nhiên, IMS Solution cho rằng doanh nghiệp không nên xem AI là điểm bắt đầu của chuyển đổi số.

Một hệ thống AI cần dữ liệu.

Dữ liệu cần được tổ chức.

Dữ liệu lại cần được tạo ra từ những quy trình vận hành được số hóa.

Vì vậy, có thể hình dung quá trình phát triển theo một chuỗi:

Số hóa → Dữ liệu → Kết nối → Tự động hóa → AI

Nếu nền tảng dữ liệu chưa sẵn sàng, AI khó có thể tạo ra hiệu quả lâu dài.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng công nghệ có tính hệ thống thay vì triển khai AI một cách riêng lẻ.

Con người quyết định thành công của chuyển đổi số

Một hệ thống được đầu tư tốt vẫn có thể không mang lại hiệu quả nếu nhân viên không sử dụng.

Thực tế này cho thấy chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện về phần mềm.

Đó còn là câu chuyện về con người và thay đổi cách làm việc.

Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên, chuẩn hóa quy trình, phân quyền sử dụng dữ liệu và xây dựng cơ chế đánh giá hiệu quả.

Ở cấp độ quản trị, lãnh đạo cũng cần thay đổi cách ra quyết định, từ dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân sang kết hợp giữa kinh nghiệm và dữ liệu.

Khi công nghệ trở thành một phần của quy trình hàng ngày, chuyển đổi số mới thực sự tạo ra tác động.

Từ “làm phần mềm” đến “đồng hành công nghệ”

Trong quá trình phát triển các giải pháp cho doanh nghiệp, IMS Solution cho rằng vai trò của đơn vị công nghệ cũng đang thay đổi.

Thay vì chỉ xây dựng một website, một ứng dụng hoặc một phần mềm rồi bàn giao, doanh nghiệp ngày càng cần đối tác có khả năng đồng hành trong suốt vòng đời hệ thống.

Một dự án công nghệ sau khi triển khai có thể tiếp tục phát sinh nhu cầu:

• Bảo trì và nâng cấp.
• Tối ưu hiệu suất.
• Tích hợp hệ thống mới.
• Kết nối API.
• Mở rộng tính năng.
• Tối ưu hạ tầng.
• Bổ sung báo cáo.
• Tự động hóa quy trình.
• Ứng dụng AI.

Do đó, hệ thống cần được xây dựng với tư duy dài hạn ngay từ đầu.

Đây cũng là định hướng mà IMS Solution theo đuổi khi cung cấp các giải pháp thiết kế website, phát triển Mobile App, phần mềm theo yêu cầu, CRM, SaaS, Cloud và các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số không phải một cuộc đua công nghệ

Trong cuộc đua công nghệ hiện nay, doanh nghiệp rất dễ bị thu hút bởi những khái niệm mới như AI, Big Data, Cloud hay Automation.

Nhưng công nghệ chỉ là phương tiện.

Điều doanh nghiệp thực sự cần là một hệ thống giúp vận hành tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn và tạo ra khả năng tăng trưởng mới.

Theo IMS Solution, doanh nghiệp không nhất thiết phải trở thành đơn vị sử dụng công nghệ tiên tiến nhất thị trường.

Điều quan trọng hơn là lựa chọn đúng công nghệ, đúng thời điểm và đúng bài toán.

“Chuyển đổi số là một hành trình dài hạn. Doanh nghiệp không cần phải thay đổi tất cả trong một lần, nhưng cần xác định đúng hướng để mỗi bước đầu tư công nghệ đều tạo ra giá trị cho hoạt động kinh doanh.”

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng dựa nhiều vào dữ liệu và công nghệ, việc xây dựng một nền tảng số linh hoạt sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề của hiện tại mà còn tạo nền móng cho những bước phát triển tiếp theo.

Từ website, Mobile App, phần mềm quản trị, CRM, Cloud đến AI, mỗi công nghệ sẽ phát huy giá trị tốt nhất khi được đặt trong một chiến lược tổng thể và xuất phát từ nhu cầu thực tế.

Với định hướng “Từ nền tảng đến hệ sinh thái công nghệ”, IMS Solution tiếp tục tập trung phát triển các giải pháp có khả năng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình số hóa, tự động hóa và từng bước xây dựng hệ sinh thái công nghệ phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn.